FAQ – Häufig gestellte Fragen

Soweit eine Kasse geführt wird, werden hier die Originale aus dem Kassenbuch mit den dazu­gehörigen Ein- und Ausgabebelegen chronologisch geordnet. Bitte führen Sie das Kassenbuch täglich und ordentlich. Einen „Minusbestand“ gibt es in einer Kassenführung nicht.

Wird keine Kasse geführt, werden hier die bar bezahlten Eingangsrechnungen oder bar vereinnahmten Ausgangsrechnungen abgelegt. Die Buchungen erfolgen zu Lasten oder zugunsten der Privatkonten (Privatentnahme, Privateinlage). => Dies gilt nur für Einzelunternehmen und Personengesellschaften.

Hier werden alle Original-Lieferantenrechnungen abgelegt, unabhängig davon, ob sie bereits bezahlt worden sind. Auf diesen Rechnungen sollten, soweit möglich, die folgenden Angaben vermerkt werden:

  • Wie erfolgte die Zahlung der Rechnung (Kasse/Bank)?
  • In welcher Höhe wurde die Rechnung bezahlt (Skonto/Rabatt)?

Bei Eingangsrechnungen sollten eigene Rechnungsnummern vergeben und fortlaufend sortiert werden. Dies erleichtert uns das Verbuchen und Ihnen das Auffinden der Rechnungen. Die Rech­nungen werden in einem Rechnungseingangsbuch eingetragen und zum Monatsende saldiert. Diese Liste wird mit den Eingangsrechnungen eingereicht.

Beispiel:

Wareneingang:           ER-Nr.: 0085 vom 14.01.2015 über 1.467,99 €

Zahlungsvermerk:      Volksbank
21.01.2015, 1.438,63 €, 2 % Skonto gezogen

Rechnungsvermerk:  Ware für Auftrag Müller, München

In diesem Ordner werden alle Zweitschriften bzw. Kopien der Ausgangsrechnungen abgelegt, nachdem die Rechnung geschrieben und versandt wurde. Das Ablegen im Ordner erfolgt unabhängig davon, ob die Zahlung erfolgt ist.

Die Rechnungen werden nach den Rechnungsnummern chronologisch sortiert, in einem Rech­nungs­ausgangsbuch eingetragen und zum Monatsende saldiert. Diese Liste wird mit den Ausgangsrechnungen eingereicht.

Die von Ihnen verwendete Rechnungsnummer muss nach den umsatzsteuerlichen Rechnungs­kriterien unverwechselbar, einmalig und eindeutig sein. Es steht Ihnen jedoch frei, für Ihre Kunden oder Abrechnungszeiträume Unterteilungen vorzunehmen.

Beispiel:

Rechnungsnummer bei Einteilung in Zeitabschnitte:

2015/I/1          1. Rechnung 2015, I. Quartal

2015/I/2           2. Rechnung 2015, I. Quartal

Rechnungsnummer bei Einteilung in Kunden:

10000/1           1. Rechnung des Kunden Nr. 10000 (z.B. Mike Müller)

10000/2           2. Rechnung des Kunden Nr. 10000

Rechnungsnummer bei fortlaufender Nummerierung:

10001              Rechnung des Kunden Mike Müller

10002              Rechnung des Kunden Harald Huber

Für jedes Kalenderjahr werden ein oder mehrere Buchhaltungsordner eingerichtet. Es werden nur Belege in den Ordnern abgelegt, die auch den Liefer- und Leistungszeitraum oder wirtschaftliche Zugehörigkeit dieses Jahres tragen.

Ablage von Belegen

Die Ablage der Belege erfolgt, je nach Belegvolumen, in Ordnern oder in einem Hefter mit Trennpappen. Im folgenden Beispiel gehen wir zur Vereinfachung von acht Ordnern aus.

Sie können diese acht Bereiche auch in einen Ordner einteilen, wenn Ihr Belegvolumen nicht so umfangreich ist.

Arbeitnehmer können beruflich veranlasste Aufwendungen für Bewirtungen von Geschäftspartnern, die sie wirtschaftlich selbst tragen – also ohne Erstattung durch den Arbeitgeber –, i.H.v. 70 % als Werbungskosten bei den Lohneinkünften steuermindernd geltend machen. Die vorgenannten Nachweispflichten (vgl. Punkt 2.4) sind ebenso zu beachten.
Aufwendungen für reine Arbeitnehmerbewirtungen sind nur dann Werbungskosten, wenn der bewirtende Arbeitnehmer erfolgsabhängige Lohnbezüge erhält (unternehmerähnliche Stellung). Bewirtungen aus Anlass eines besonderen persönlichen Ereignisses des Arbeitnehmers (z.B. Beförderung) sind als Kosten der privaten Lebensführung anzusehen. Sie stellen damit für den Arbeitnehmer keine Werbungskosten seiner Lohneinkünfte dar.
Aufwendungen für reine Arbeitnehmerbewirtungen aus betrieblichem Anlass sind stets in voller Höhe als Betriebsausgaben abzugsfähig. Sie sind jedoch grundsätzlich lohnsteuerpflichtiger Arbeitslohn (Bewertung als Sachbezug). Ausnahmsweise ist keine Lohnsteuerpflicht gegeben bei:

  • Speisen und Getränken anlässlich einer herkömmlichen Betriebsveranstaltung bis 110 € (Bruttowert),
  • Gebäck, Tee, Kaffee aus Anlass geschäftlicher Besprechungen (Aufmerksamkeiten).
Das Gesetz verlangt ausdrücklich einen Nachweis über die Höhe und den Anlass der Bewirtung. Der Nachweis hat schriftlich zu erfolgen und muss folgende Angaben enthalten:

  • Ort und Datum sowie Höhe der Aufwendungen (inkl. Trinkgeld),
  • Teilnehmer (inkl. Gastgeber),
  • Anlass (konkreter Anlass wie z.B. „Planung Projekt XY“; die allgemeine Bezeichnung „Geschäftsessen“ reicht nicht aus),
  • Unterschrift des Unternehmers.

Bei Bewirtungen in Gaststätten oder Restaurants erfolgt der Nachweis über Ort, Datum und Höhe der Aufwendungen durch die maschinell erstellte Rechnung der Gaststätte bzw. des Restaurants. Aus diesen Rechnungen müssen sich deshalb Name und Anschrift der Gaststätte, der Tag der Bewirtung sowie die in Anspruch genommene Leistung nach Art, Umfang und Entgelt (als Bruttobetrag inkl. Umsatzsteuer unter Angabe des Steuersatzes) ergeben.

Hinweis

Rechnungen über 150 € (bis 31.12.2006: über 100 €) inkl. Umsatzsteuer müssen zusätzlich Name und Anschrift des Gastgebers, Rechnungs- und Steuernummer der Gaststätte enthalten.

Angaben zum Anlass und zu den Teilnehmern können entweder auf der maschinellen Rechnung selbst handschriftlich vorgenommen werden oder auf einem separaten Beleg, der aber fest mit der Rechnung verbunden sein muss.

Weiterhin sind die Bewirtungsaufwendungen zeitnah einzeln und getrennt aufzuzeichnen. Auch hier gilt eine Verbuchung auf ein separates Konto.

Sind die Bewirtungskosten Betriebsausgaben, kann die darauf entfallende Vorsteuer in vollem Umfang bei der Umsatzsteuer abgezogen werden.

Die Vorsteuerbeträge aus Bewirtungskosten sind zu 100 % abzugsfähig. Dies betrifft aber nur den Vorsteuerabzug. Die nichtabziehbaren Betriebsausgaben von 30 % erhöhen weiterhin das Unternehmensergebnis (vgl. Punkt 2.).

Hinweis

Sind die Angaben lückenhaft, können die Aufwendungen jedoch auch dann nicht abgezogen werden, wenn der Steuerpflichtige ihre Höhe und betriebliche Veranlassung in anderer Weise nachweist oder glaubhaft macht.

Unangemessene Bewirtungsaufwendungen können nicht, auch nicht eingeschränkt, als Betriebsausgaben abgezogen werden. Unangemessen sind Bewirtungsaufwendungen dann, wenn ein Missverhältnis zwischen Anlass und Höhe der Bewirtung besteht. Diese Verhältnismäßigkeit wird die Finanzbehörde im Einzelfall prüfen. Eine feste betragsmäßige Grenze, ab wann Bewirtungskosten als unangemessen anzusehen sind, gibt es nicht. Jede Bewirtung ist vielmehr für sich allein auf Angemessenheit zu prüfen.
Aufwendungen für Geschenke an eigene Arbeitnehmer sind in voller Höhe als Betriebsausgaben abziehbar. Hier sind jedoch lohnsteuerrechtliche Regelungen zu beachten, wenn die Geschenke aufgrund des Arbeitsverhältnisses gegeben wurden. Barzuwendungen sind immer lohnsteuerpflichtiger Arbeitslohn. Sachzuwendungen sind dann lohnsteuerpflichtiger Arbeitslohn, wenn sie weder Aufmerksamkeiten noch übliche Zuwendungen im Rahmen einer Betriebsveranstaltung darstellen.

Aufmerksamkeiten sind Sachleistungen des Arbeitgebers, die gesellschaftlich üblicherweise erbracht werden und zu keiner nennenswerten Bereicherung führen (z.B. Blumen, Pralinen). Sachzuwendungen bis zu 40 € sind grundsätzlich Aufmerksamkeiten, ebenso Getränke und Genussmittel, die der Arbeitgeber den Arbeitnehmern zum Verzehr im Betrieb unentgeltlich überlässt. Aufwendungen für übliche Zuwendungen im Rahmen einer Betriebsveranstaltung sind selbst dann kein Arbeitslohn, wenn sie mehr als 40 € betragen. Übersteigen diese Aufwendungen jedoch 110 € (Bruttowert) pro Arbeitnehmer, liegt allerdings lohnsteuerpflichtiger Arbeitslohn vor.

Ab dem 01.01.2015 wurde die Freigrenze von 40 € auf 60 € angehoben (R 19.6 Abs. 1 Satz 2 und Abs. 2 Satz 2 LStÄR 2015).

Auch bei Zuwendungen an Arbeitnehmer besteht die Möglichkeit der Pauschalierung (Einzelheiten können dem Punkt “Pauschalisierungsmöglichkeiten bei Geschenken” entnommen werden).

Aufbereitung der Buchungsbelege

Ihre Buchungsbelege sollten so aufbereitet sein, dass eine unbeteiligte dritte Person in kürzester Zeit erkennen kann, welche Geschäftsvorfälle getätigt wurden.

Bitte reichen Sie Ihre Buchhaltungsordner pünktlich und vollständig in unserer Kanzlei ein.

Wir möchten Ihre Belege gern in einem Durchlauf zügig bearbeiten. Das mehrfache „In-die-Hand-Nehmen“ bzw. die Arbeitsunterbrechung durch telefonische Rückfragen führt zu unnötigen Mehrzeiten und daraus resultierenden Mehrkosten.

Bitte teilen Sie uns Ihre Wünsche zur Auswertung Ihrer Buchhaltung mit.

Oft werden wir von unseren Mandanten am Jahresende gefragt: „Ich hätte gern einmal gewusst, wie hoch meine Einnahmen aus Warenverkäufen sind?“ oder „Wie viel Kosten verursacht der Lkw XX-X 0815?“ oder so ähnlich. Dies stellt für uns kein Problem dar, wenn von Anfang an bei der Verbuchung der Belege die Aufwendungen/Erträge entsprechend aufgeteilt werden. Rückwirkend ist das i.d.R. nicht mehr möglich.

Wir möchten daher, dass Sie sich die Zeit nehmen und darüber nachdenken, welche Umsatz- und Aufwandspositionen für Sie von besonderer Bedeutung sind. Teilen Sie dies bitte Ihrem Buchhalter mit.

Hinweis zur Kostenstellenrechnung

Soweit im Leistungsumfang mit unserer Kanzlei vereinbart, erstellen wir anhand Ihrer Belege auch eine exakte Kostenstellen-/Kostenträgerrechnung. Das bedeutet, dass alle Kosten und Erlöse, soweit möglich, direkt den Aufträgen (Kostenträger = Auftraggeber) oder Gemeinkostenstellen (z.B. Produktion, Vertrieb etc.) zugeordnet werden. Die Gemeinkosten werden – nach einem vereinbarten Schlüssel – ebenfalls auf die Kostenträger verteilt. So können Sie unabhängig von Ihrer Finanzbuchhaltung konkret erkennen, wie viele Leistungen für einen Auftrag erbracht wurden und welche Gegenleistungen/Erträge Sie erhalten haben.

Geschäftlich veranlasst sind Bewirtungen, an denen Geschäftspartner (betriebsfremde Personen) teilnehmen; die zusätzliche Teilnahme von Arbeitnehmern ist unschädlich. Ist der Anlass der Bewirtung privater Natur (z.B. Geburtstag, Hochzeit), können die Kosten steuerlich nicht berücksichtigt werden.

Hinweis

Bei Bewirtung in der Privatwohnung des Unternehmers wird grundsätzlich eine private Veranlassung unterstellt, so dass die Aufwendungen nicht als Betriebsausgaben abgezogen werden können.

Für den bewirteten Geschäftspartner stellt die Bewirtung keine Betriebseinnahme dar und für den bewirteten Arbeitnehmer keinen Arbeitslohn.

Geschäftlicher Anlass kann auch sein, wenn erst Geschäftsbeziehungen zu dieser Person angebahnt werden sollen.

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Maßgebend ist der zivilrechtliche Begriff der Schenkung: Danach ist ein Geschenk jede unentgeltliche, den Empfänger bereichernde Zuwendung aus dem Vermögen des Schenkers. Ein Geschenk liegt dann vor, wenn jemand einem anderen unentgeltlich (ohne Gegenleistung) eine Bar- oder Sachzuwendung macht.

Beispiele

Werbepräsente: Geschenke, die weder zeitlich noch unmittelbar mit einem Warenkauf zusammenhängen.

Incentivereisen: Geschenke, wenn sie nicht sachlich und zeitlich mit einer konkreten Leistung des Empfängers zusammenhängen (z.B. um Geschäftsbeziehungen anzubahnen oder zu verbessern).

Keine Geschenke hingegen sind:

Zugaben zu Warenkäufen (z.B. Bleistifte als Zugabe zum Kauf von Druckerpapier), weil sie direkt mit dem Warenkauf zusammenhängen.

Trinkgelder, weil sie ein Entgelt für eine bestimmte Leistung (z.B. Bedienung im Restaurant) darstellen.

Rabatte, weil sie die Anschaffungskosten mindern.

Kränze und Blumen bei Beerdigungen.

Soweit die Zuwendung eines Geschenks teilweise oder ganz privat veranlasst ist, sind die entsprechenden Aufwendungen als Kosten der privaten Lebensführung komplett nicht als Betriebsausgaben abziehbar (unabhängig davon, ob der Empfänger ein Geschäftspartner oder „eigener“ Arbeiternehmer ist).

Die Begrenzung des Betriebsausgabenabzugs bei Aufwendungen für Geschenke an Geschäftspartner liegt pro Jahr und pro Empfänger bei 35 € (personenbezogen). Sobald also die Aufwendungen an eine Person mehr als 35 € im Jahr betragen, sind sie in voller Höhe nicht als Betriebsausgaben abziehbar.

Beispiel

Firmenchef F wendet dem Geschäftspartner A im Jahr 2008 ein Taschenbuch für 28 € sowie einen Blumenstrauß für 7,01 € zu. Der Geschäftspartner B erhält von F im Jahr 2008 einen Kalender zu 25 €.

Lösung

Die gesamten Zuwendungen an A im Jahr 2007 betragen 35,01 €. Deswegen sind sie in voller Höhe (35,01 €) nicht als Betriebsausgaben abziehbar. Man spricht hier von einer Freigrenze.

Die Aufwendungen an B liegen dagegen unterhalb der Freigrenze von 35 €. Sie sind also in voller Höhe abziehbar.

Bei vorsteuerabzugsberechtigten Unternehmern ist die 35-€-Freigrenze als Nettobetrag und bei nichtvorsteuerabzugsberechtigten Unternehmern (z.B. Ärzten) als Bruttobetrag zu verstehen. Soweit Aufwendungen wegen des Überschreitens der Freigrenze nicht abziehbar sind, mindert die darauf entfallende Vorsteuer bei vorsteuerabzugsberechtigten Unternehmern nicht die Umsatzsteuer. Für die Freigrenze sind die Anschaffungs- bzw. Herstellungskosten, bei gebrauchten Gegenständen der Verkehrswert maßgebend. Hinzuzurechnen sind evtl. Kennzeichnungskosten von Werbeträgern, nicht jedoch die Versandkosten. Wird ein Geschenk in einem anderen Geschäftsjahr als dem seines Erwerbs übergeben, sind die Aufwendungen – sofern die Freigrenze von 35 € überschritten wird – im Jahr der Zuwendung dem Gewinn hinzuzurechnen.

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Neben dem Nichtüberschreiten der 35-€-Freigrenze müssen die Aufwendungen nach dem Einkommensteuergesetz zusätzlich einzeln und getrennt von den sonstigen Betriebsausgaben aufgezeichnet werden, um als Betriebsausgaben abziehbar zu sein. Das heißt konkret: einzelne Verbuchung auf einem besonderen Konto bzw. Aufzeichnung als besonderer Posten. Die Aufzeichnungen haben zeitnah und fortlaufend zu erfolgen.

Hinweis

Ein erstmaliger gesonderter Ausweis durch eine Umbuchung bei den Jahresabschlussarbeiten ist nicht „zeitnah“. Die umgebuchten Aufwendungen sind trotz eines Nichtüberschreitens der 35-€-Freigrenze steuerlich nicht abziehbar.

Aufwendungen für mehrere Geschenke gleicher Art (z.B. zehn Kalender) können in einer sogenannten Sam­melbuchung (d.h. in einer Summe) auf dem Extrakonto zusammengefasst werden. Voraussetzung ist, dass die Namen der Empfänger einzeln hinter dem jewei­­ligen Posten auf der Einkaufsquittung vermerkt werden.

Die Aufzeichnungspflicht bleibt auch bei der Pauschalierung bestehen.

Hinweis

Sollte die Aufzeichnungspflicht nicht eingehalten werden, sind die Aufwendungen nicht als Betriebsausgaben abziehbar.

Wenn das Geschenk beim Empfänger in einem betrieblichen Zusammenhang steht, ist es eine steuerpflichtige Betriebseinnahme. Als Einnahme ist der objektive Wertzugang zu erfassen, also der übliche Endpreis am Abgabeort. Die Höhe dieser Betriebseinnahme wird nicht von einer eventuellen Nichtabziehbarkeit der entsprechenden Geschenkaufwendung beim Zuwendenden berührt.

Wenn von der Pauschalierung bei Geschenken Gebrauch gemacht wird, entfällt die Steuerpflicht beim Beschenkten

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Für Geschenke besteht auch die Möglichkeit der Pauschalierung der Einkommensteuer. Diese beläuft sich in diesem Fall auf 30 % (zuzüglich Solidaritätszuschlag und Kirchensteuer). Bemessungsgrundlage sind die Aufwendungen des Steuerpflichtigen, wobei die Umsatzsteuer ebenfalls zur Bemessungsgrundlage gehört.

Eine Pauschalierung darf nicht vorgenommen werden, wenn die Aufwendungen je Empfänger und Wirtschaftsjahr den Betrag von 10.000 € übersteigen. Gleiches gilt, wenn die Aufwendungen für die einzelne Zuwendung diesen Betrag übersteigen. Infolgedessen hat der Empfänger der Geschenke diese nicht mehr der Einkommensteuer zu unterwerfen, die Pauschalierung hat somit abgeltende Wirkung. Für den Zuwendenden besteht die gesetzliche Pflicht, den Empfänger auf die Übernahme der Steuer hinzuweisen.

Die da die pauschale Einkommensteuer als Lohnsteuer angesehen wird, ist diese ebenfalls in die Lohnsteueranmeldung aufzunehmen.

Hinweis

Der Steuerpflichtige kann von der Pauschalierung nur einheitlich für alle Geschenke Gebrauch machen. Ihm steht hierzu ein Wahlrecht zu, ob er die Pauschalierung in Anspruch nehmen möchte oder nicht.

Eine Bewirtung liegt vor, wenn die Darreichung von Speisen und Getränken eindeutig im Vordergrund steht. Die Bewirtungskosten umfassen die Aufwendungen für Speisen und Getränke und die damit zusammenhängenden Nebenkosten (z.B. Trinkgelder oder Garderobengebühren).

Hinweis

Keine Bewirtung ist die Gewährung von Aufmerksamkeiten in geringem Umfang. Dies gilt schlichtweg als übliche Aufmerksamkeitsgeste (z.B. Kaffee und Gebäck anlässlich betrieblicher Besprechungen).